Depuis le 16 février 2025, une nouvelle obligation est entrée en vigueur : les logiciels de caisse doivent être certifiés par un organisme accrédité. Cette réforme, introduite par la loi de finances 2025, vise à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA et à garantir la transparence des transactions.
Mais quelles sont les conséquences pour les entreprises concernées ? Comment se préparer à cette nouvelle réglementation ?
Nos experts en informatique décryptent pour vous ce changement majeur qui impacte tous les commerçants et professionnels utilisant un logiciel de caisse ou une caisse enregistreuse.
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Loi de finances 2025 : pourquoi est-ce la fin de l’auto-certification des logiciels de caisse ?
Jusqu’à présent, les entreprises pouvaient utiliser un logiciel de caisse auto-certifié, c’est-à-dire un système de caisse qu’elles déclaraient elles-mêmes conforme aux exigences fiscales.
Toutefois, cette flexibilité pouvait laisser une faille exploitée par certains acteurs pour contourner les obligations de déclaration et de TVA.
Désormais, la certification des logiciels de caisse devient obligatoire et externe. Les logiciels de caisse doivent respecter 4 critères fondamentaux imposés par l’administration fiscale :
- Inaltérabilité : aucune modification ou suppression de transaction ne doit être possible sans trace.
- Sécurisation : les données doivent être protégées contre toute altération ou falsification.
- Conservation : les enregistrements de caisse doivent être archivés pendant plusieurs années.
- Archivage : les documents doivent être accessibles en cas de contrôle fiscal.
Fin de l’auto-certification des logiciels de caisse : quel objectif pour le gouvernement ?
Pour le gouvernement français cette nouvelle mesure vise à :
- Mettre fin aux systèmes frauduleux permettant d’échapper à la TVA.
- S’assurer que chaque transaction est correctement enregistrée.
Loi de finances 2025 et logiciels de caisse : que dit le texte officiel ?
La loi de finances 2025 précise que tout logiciel de caisse utilisé à des fins commerciales doit obtenir une certification délivrée par un organisme accrédité. L’auto-certification, qui était une simple déclaration sur l’honneur, n’est donc plus valable.
Qui délivre cette certification attendue par le gouvernement ?
Deux options sont possibles :
- La certification NF525 délivrée par l’AFNOR ou d’autres organismes reconnus.
- L’agrément LNE (Laboratoire Nationale de Métrologie et d’Essais) qui garantit que le logiciel de caisse répond aux exigences fiscales.
Important : un logiciel de caisse non certifié est considéré depuis le 16 février 2025 comme non conforme et expose l’entreprise à des sanctions fiscales.
Qui est concerné par cette nouvelle réglementation ?
Cette mesure de la loi de finances 2025 concerne tous les professionnels assujettis à la TVA et qui :
- Utilisent un logiciel de caisse pour enregistrer des opérations et paiements clients.
- Effectuent des opérations non soumises à l'obligation de facturation (ventes aux particuliers).
Sont donc concernés (entre autres) :
- Les commerçants et détaillants
- Les restaurants et cafés
- Les prestataires de services facturant en direct
- Les artisans et indépendants qui utilisent un système de facturation numérique.
Quels sont les risques pour les entreprises en cas de non-conformité ?
Le non-respect de cette obligation expose les entreprises à des sanctions immédiates en cas de contrôle par l’administration fiscale :
- Amende pouvant aller jusqu’à 7500 € par système ou logiciel de caisse non conforme.
- Obligation de régularisation sous un délais de 60 jours.
- Nouvelle amende de 7 500 € si la mise en conformité n’est pas effectuée, une fois le délai écoulé.
- Risque d’un redressement fiscal en cas de soupçon de fraude.
Logiciels de caisse : comment se mettre en conformité dès maintenant ?
Anticipez les démarches pour éviter toute sanction fiscale :
- Vérifiez auprès de votre fournisseur si votre logiciel de caisse actuel est certifié par un organisme accrédité.
- Formez vos équipes : informez vos employés et assurez-vous qu’ils utilisent un logiciel de caisse conforme.
Si ce n’est pas le cas :
- Contactez votre éditeur de logiciel pour obtenir une version certifiée dès aujourd’hui,
- Ou optez pour un nouveau logiciel de caisse conforme et sécurisé. Besoin d’aide ? IT Solutions a la solution qu’il vous faut !
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